LPM 2021 – Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) IAIN Sykeh Nurjati Cirebon menggelar Focus Group Discussion terkait dengan akan diselenggarakannya Audit Mutu Internal (AMI) di lingkungan IAIN Sykeh Nurjati Cirebon dalam waktu dekat ini. FGD AMI 2021 ini dilaksanakan pada hari Kamis, 23-09-2021 hingga Jumat, 24-09-2021 yang bertempat di meeting room Grage Hotel Cirebon.

Acara ini diahdiri oleh Pimpinan IAIN SNJ Cirebon, yakni Warek 1 dan Warek 2, seluruh awak LPM mulai dari ketua, sekretaris, 2 Kapus, Arsiparis 2 staf dan 2 dosen baru yang ditugaskan di LPM, SPI, dan para auditor AMI. Dalam rangka mensukseskan salah satu program LPM untuk melaksanakan AMI Online, maka LPM mengundang rekan-rekan dari Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan Data (PTIPD) IAIN SNJ Cirebon untuk mempresentasikan aplikasi AMI Online yang disebut dengan ESAMI dengan singkatan dari Elektriik Sistem Penjaminan Mutu Internal.

FGD AMI 2021

Dalam FGD AMI 2021 ini diagendakan beberapa acara penting yakni :

1. Pembahasan Isu-isu terkait Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi
2. Pembahasan Lingkup dan Instrumen AMI 2021
3. Pembahasan Kelengkapan Dokumen AMI 2021
4. Pembahasan Aplikasi ESAMI untuk AMI dan Aplikasi Tracer Study dengan menghadirkan Nara Sumber dari PTIPD
5. Model AMI 2021
6. Penyusunan Agenda AMI 2021
7. Rencana Tindak Lanjut

Perkenalan Aplikasi Esami Untuk AMI

Dalam melaksanakan agenda AMI 2021 ini LPM IAIN SNJ Cirebon menggandeng PTIPD yang kemudian dihadiri oleh ketua PTIPD, Dr. Darwan M.Kom yang membawa 2 stafnya dalam rangka mempresentasikan Aplikasi ASAMI ini untuk direview, dicoba dan diberi masukan oleh para auditor AMI.

Pada kesempatan ini para auditor AMI menyambut positif ide untuk meng-online-kan AMI ini. Dengan memberi beberapa masukan, mulai dari sisi etika, estetika, hingga dari sisi akesabilitas, para auditor menyambut antusias aplikasi ini. Harapannya aplikasi ini segera diluncurkan dan bisa digunakan untuk melakukan AMI pada 2021 ini.

Notulensi FGD AMI 2021

Pada tanggal 23-24 September 20021 LPM menggelar FGD AMI 2021 dengan agenda:

1. Hari Pertama 23-09-2021

NO	Jam	Kegiatan	Narasumber	Moderator
1	07.30 – 08.00	Registerasi Peserta	Staf LPM
2	08.00 – 08.15	Pembukaan	Ketua LPM
3	08.15 – 10.00	Brainstorming Pelaksanaan AMI 2020	KAPUS PAPSM
4	10.00 – 10.15	Coffe break	Panitia
5	10.15 – 12.00	Isu-isu terkait Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi	Sekretaris LPM
6	12.00 – 13.00	Ishoma
7	13.00 – 15.15	Lingkup dan Instrumen AMI 2021	KAPUS PAPSM	KAPUS PSM
8	15.15 – 15.30	Coffe break
9	15.30 – 16.30	Kelengkapan Dokumen AMI 2021	KAPUS PAPSM	KAPUS PSM

Beberapa pertanyaan yang muncul pada hari perta adalah:

1. Pertanyaan Saat Pembukaan
2. P Tamsik
3. Peserta masih sedikit yang bergabung.
4. Dokumen baru taraf kuantitatif, belum taraf kualitatif.
5. Pengorganisasian Asesor dari IAIN untuk go public.
6. P. Ibnu
7. Cara mengakses berbagai pedoman di web LPM.
8. Rekap laporan AMI tiap tahun.
9. Apakah masih mengacu pada ISO atau ada pengembangan instrument?

• Saran dan masukan  Terkait AMI 2020
• Bu Evi
• Teknis : Audit tidak pada masa perkuliahan, pada masa libut, karena dosen sering sibuk
• Auditor : Ada penambahan auditor karena masih kurang jumlahnya.
• Dokumen : masa peralihan manual ke digital maka terjadi ketidakseragaman, diharpkan percepatan transformasi.
• P. Tamsik
• Asesor ; asa Pertemanan menjadi penghalang obyektifitas penilaian, ada rasa sungkan. Saran yang disampaikan, disampaikan catatan pada point yang dinilai kurang.
• P Toheri : Harapan ke depan bukan Cuma internal saja, tapi ke depan bias bekerjasama dengan kampus lain, yakni IAIN (UIN)
• Kapus Audit harus lebih pro aktif dalam mengingatkan auditor.
• P. Ervan
• Waktu/teknis ; blangko disebar ke jurusan, data harus aksesable.
• Mengusahakan untuk menghindari dualisme tugas dalam waktu bersamaan.
• P. Nuryana
• Auditee; pembuatan Surevei kepuasan konsumen
• Bu Timi (Warek 2)
• Paparan terkait kendala dalam pandemic Covid-19
•  Purwokerto
• Ke depan, seluruh pejabat/pimpinan akan dilibatkan menjadi asesor, mulai dari rektor dan warek

• Penambahan Auditor Baru (p Toheri)
• Bu Ria
• P Ghazali
• P. Tamsik
• Beberapa nama muda yang menjadi kandidat

• Saran P Warek 1
• Perbaikan Pedaman Penulisan Karya Ilmiah. Usulan adanya usaha untuk menghindari plagiasi, penggunaan mendelei, plagiarism check, dan sebagainya.
• Pola Pembimbingan Penulisan Karya Tulis Mahasiswa. Ada saran dari auditor kepada audite tentang perbaikan Penulisan Karya Tulis Mahasiswa. Luarannya adalah terbitnya publikasi ilmiah hasil kerjasama mahasiswa dengan dosen dengan hasil yang berkualitas.
• Auditor ami melakukan audit sekaligus memberikan solusi.
• Reward bagi auditor/dosen yang melakukan inovasi
• Standar Rubrik penilaian dalam penelitian mahasiswa, mulai dari proposal hingga pengujian.
• Memetakan kecenderungan penelitian mahasiswa di lingkungan IAIN. (tidak melelu mahasiswa melakukan penelitian yang berhubungan dengan kebijakan saja, atau penelitian di kela}
• Pengabdian : yakni melakukan pengabdian berbasis keilmuan prodi.
• Akreditasi Internasional.
• Akreditasi PJJ PAI.
• AISO khusus bidang pendidikan.
• Akreditasi Institusi.

• Pertanyaan bu Diana
• Pedoman Pensekoran Penelitian
• Road Map Penelitian aturan dan alur pembimbingan dan pedoman penelitian yang lebih jelas, diturunkan dari atura yang lebih tinggi.

• Share AMI dari USU

Selain agenda yang tertera, ketika FGD, LPM kedatangan tamu dari UIN Sumatera Utara. Ibu Isnaini selaku ketua LPM memberikan beberapa sumbangsih masukan, sehingga melahirkan beberapa pertanyaan dari para auditor sebagai berikut :

1. Pengalaman merasakan bahwa auditee begitu takut diaudit sekan menjadi tersangka. Tahap selanjutnya system audit ini mulai kooperatif dengan auditor.
2. Sejak 2019 sudah merujuk pada boring 9 kriteria. Tahun 2020 tidak melakuka AMI karena sedang melakukan adaptasi saat pandemi. Mengaudit 60 program dengan 60 aditor.

2. Hari ke 2, Jumat, 24-09-2021

NO	Jam	Kegiatan	Narasumber	Moderator
1	07.30 – 08.00	Registerasi Peserta	Staf LPM
2	08.00 – 10.00	Aplikasi SPMI dan AMI	PTIPD	KAPUS PAPSM
3	10.00 – 10.15	Coffe break
4	10.15 – 12.00	Model AMI 2021	Ketua LPM	Sekretaris LPM
5	12.00 – 13.00	Ishoma
6	13.00 – 15.00	Penyusunan Agenda AMI 2021	Sekretaris LPM	KAPUS PSM
7	15.15 – 15.30	Coffe Break
8	15.30 – 16.30	Rencana Tindak Lanjut	Ketua LPM	Sekretaris LPM
9	16.30	Penutup

Pertanyaan yang muncul pada hari ke 2 adalah :

1. Muhsin R

Usulan penggantian font yang lebih jelas agar aplikasi Esami mudah diakses para auditor.

• Bu Dewi

Bagaimana tindak lanjut setelah proises PPEPP

• P. Maemun
• Dokumen harus tidak duplikasi, untuk meringankan beban server
• Penyedian link antar aplikasi, atau konek antar aplikasi
• P Ibnu Sina
• Apakah tahun ini AMI pake Plikasi On Line?
• Bagaimana dengan arah dan luaran AMI 2021
• Hasil audit baik mayor maupun minor, harus direview dan ditindaklanjuti, supaya tidak hanya menjadi data saja.

• P Fitri
• Standarisasi dokumen yang sah diakui itu haris ditetapkan dengan jelas

• P Hasyim
• Kejelasan titimangsa dokumen
• Jurusan sering hanya dilibatkan sebagai peserta oleh fakultas, sehingga tidak punya dokumen sebagai bukti kinerja
• Faklutas dan jurusan haru bersinergi, tidak saling mengandalkan.
• P Ervan

Mengusulkan bahwa para auditor harus teliti terhadap kelengkapan dokumen, seperti tanggal, tandatangan, dan sebagainya.

• Bu Diana
• UPPS  melibatkan mahasiswa dalam berbagai kegiatan
• C6-bagaiman pelaksanaannya berkaitan dengan era pandemi ini?

Terkait beberapa pertanyaan yang muncul seperti dalam rekapan di atas, kemudian diberi jawaban oleh ketua dan sekretaris LPM, mengacu kepada SOP IAIN dan LPM. Sementara usul dan saran terkait perbaikan aplikasi maupun perbaikan lingkup kerja LPM khususnya berkaitan dengan AMI akan di tindak lanjuti setelah rapat selesai.