Surat menyurat merupakan kegiatan operasional rutin yang dilakukan oleh setiap instansi, baik negeri maupun swasta. Setiap instansi yang menerima atau mengeluarkan surat atau dokumen harus melakukan verifikasi sesuai kewenangannya. Perguruan tinggi merupakan salah satu bentuk instansi atau lembaga pemerintah yang bergerak dalam  bidang pendidikan, dimana  dalam kegiatan sehari-harinya  tidak  terlepas  dari  aktifitas  persuratan  baik  itu  surat  masuk maupun surat keluar. Pengelolaan persuratan baik surat masuk maupun surat keluar di perguruan tinggi sangat penting karena seluruh aktifitasnya tidak terlepas dari surat menyurat.

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat, tata persuratan di suatu instansi perguruan tinggi dituntut untuk memenuhi kebutuhan akan pentingnya informasi tentang persuratan. Informasi persuratan merupakan hal yang sangat penting karena informasi persuratan dianggap sebagai hal yang mendasar dalam pelaksanaan kegiatan baik secara langsung maupun tidak langsung, sehingga  menuntut  informasi  tata  persuratan  yang cepat, tepat, dan akurat. Pengelolaan tata persuratan baik non elektronik maupun elektronik merupakan suatu keharusan yang diterapkan sebagai upaya pengelolaan persuratan yang tertib dan teragendakan.Kemajun teknologi dan informasi yang pesat, membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan dan pendayagunaan teknologi informasi dalam penyelenggaraan persuratan untuk meningkatkan lalu lintas surat masuk dan surat keluar secara efektif, dan efisien.

Surat sebagai media transformasi informasi dalam bentuk tulisan akan tercipta dan tercatat dengan sendirinya dalam pelaksanaan kegiatan tata kelola administrasi seiring dengan perkembangan kegiatan, dan tidak menutup kemungkinan surat yang dihasilkan dapat menjadi masalah besar apabila tidak dikelola sesuai dengan tata cara pengelolaannya. Pengelolaan persuratan yang baik dan teratur akan meningkatkan efektivitas dan efesiensi transformasi informasi yang cepat dan tepat.

Pengelolaan tata persuratan merupakan salah upaya untuk pendokumentasian surat masuk dan surat keluar suatu instansi dan menjamin ketersediaan rekam jejak kegiatan lembaga, yang menunjukkan pemenuhan akuntabilitas fungsi dan tugas melalui pengelolaan tata persuratan yang cepat dan tepat serta dapat berkontribusi terhadap efisiensi dan efektivitas kegiatan.

Seiring perkembangan teknologi dan informasi yang pesat, pengelolaan tata pengadministrasian yang cepat dan tepat, efektif, efisien, transparan dan akuntabel,  maka   dipandang   perlu   untuk   penyelenggaraan   pengelolaan persuratan secara elektronik. Pengelolaan persuratan elektronik yang baik akan menjamin ketersediaan bukti softfile surat masuk dan surat keluar secara tertib dan teratur, mendukung fungsi dan tugas tata administrasi yang handal dan dapat digunakan, serta berkontribusi terhadap efisiensi dan efektivitas tata persuratan, serta mengurangi risiko yang tidak diinginkan.Pengelolaan tata persuratan di Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) IAIN Syekh Nurjati Cirebon, baik konvensional maupun elektronik merupakan salah satu upaya untuk membantu pengelolaan surat masuk dan surat keluar baik dari internal maupun eksternal.

Selengkapnya baca di sini